La dependencia al papel es aún muy fuerte en las oficinas. Las consecuencias negativas que tiene su uso, en términos de baja productividad, altos costos económicos y huellas de carbono desfavorables, son un problema muchas veces indetectable para las empresas.
De hecho diversos estudios indican que el 90% del trabajo de las empresas gira alrededor de la búsqueda, distribución y almacenamiento de documentos en papel, mientras la mitad de los escritos archivados son copias o fotocopias de estos mismos documentos impresos.
Ante este panorama es que nace DataScope, emprendimiento creado por dos jóvenes preocupados por ofrecer una alternativa al documento impreso más sustentable, eficiente y económica para el mundo empresarial, la cual permite incrementar la productividad de las empresas en un 19%, y ya cuenta con más de mil usuarios en 23 países.
¿Cómo nace la idea?
DataScope nació a partir de la búsqueda de una solución alternativa al papel para empresas, mediante herramientas digitales que diversas industrias pudieran usar para gestionar más eficientemente los equipos de trabajo en terreno; así desarrollaron una innovadora plataforma móvil, sencilla y 100% adaptable a cualquier necesidad, que convierte formularios, órdenes de trabajo, inspecciones, reportes, o certificaciones, a formularios móviles para cualquier equipo celular o tablet (Android o iOS), y transforman así al papel en un recurso innecesario.
“Nos dimos cuenta que las empresas pierden una increíble cantidad de tiempo y dinero usando tecnología anticuada y poco ecológica, como es el papel, y a pesar de los problemas que genera, la mayoría de las empresas lo siguen usando”, señala el cofundador de DataScope, Nicolás Serrano.
Nicolás Serrano (27), Ingeniero con Magíster en Finanzas, junto con Antonio Grass (26), Ingeniero Civil con Magíster en Ciencias de la computación, iniciaron su proyecto en 2016. Ambos trabajaron previamente en grandes empresas, y se dieron cuenta que había una clara oportunidad de mejorar las operaciones en terreno. Dejaron atrás el mundo corporativo y se dedicaron tiempo completo desarrollar esta idea.
¿Cómo funciona?
“DataScope se basa en formularios móviles, herramientas muy útiles para cualquier organización. Comenzar a operar con esta plataforma es bastante simple, basta con ingresar a www.mydatascope.com y registrarse, tras lo cual podrá descargar la aplicación, y comenzar a transformar todas las operaciones de su empresa hacia el mundo móvil, y así tener todos sus indicadores en un solo lugar”, explica Serrano.
Una vez descargada DataScope, ya se puede reemplazar cualquier documento en papel, tal como formularios, órdenes de trabajo o reportes. Los usuarios simplemente se registran en la página MyDataScope.com, seleccionan las preguntas que quieren incluir en su formulario (foto, firma, código de barra, checklist, texto, etc) e instantáneamente pueden dejar de lado el papel y comenzar contestando tus formularios desde un teléfono o tablet. Con la aplicación se pueden entonces definir tareas, recolectar datos, evaluar el desempeño de los usuarios, y analizar la información almacenada en el portal de la plataforma móvil.
¿Qué beneficios otorga la plataforma?
La adopción de soluciones móviles para reemplazar o complementar los documentos físicos no sólo lleva a una mayor productividad al ahorrar tiempos muertos entre el envío y el procesamiento del reporte físico en la oficina central, sino que también impulsa una importante reducción en los costos que resulta sumamente tentadora, especialmente para organizaciones agobiadas por gastos. Además, DataScope entrega los siguientes beneficios adicionales:
- Mejora la calidad del servicio. De cara al cliente, un trabajo verificado con ubicación GPS, firma del trabajador, fecha y hora, potencia la diferenciación de la empresa y le otorga ventajas competitivas frente a la competencia.
- Mitiga los riesgos asociados al uso del papel, que representan problemas extra para las empresas. A través de las plataformas para dispositivos móviles, completar el formulario en terreno y compartirlo en línea es parte del mismo proceso, y así, inconvenientes como la pérdida de un reporte físico, o la mala interpretación de los datos, prácticamente desaparecen.
- Reduce los costos ambientales: anualmente 115 mil millones de hojas de papel son utilizadas en oficinas de todo el mundo. Según estudios internacionales, un solo oficinista usa 10.000 hojas de papel por año, y 45% del papel impreso en la oficina termina en contenedores de basura al final del día. Una opción sustentable como DataScope, en la forma de un formulario móvil que reemplaza los poco ecológicos reportes en papel, representa un ahorro aproximado de miles de hojas de papel al año en una pequeña o mediana empresa.
“Hasta la fecha hay más de mil usuarios registrados en 23 países que están usando nuestra aplicación, derribando las fronteras de los negocios locales”, sostiene Serrano. Grass concluye: “Esta plataforma la desarrollamos con tecnología de punta íntegramente en nuestro país para todo el mundo, y por eso estamos tan orgullosos de los buenos resultados que hemos alcanzado a nivel global en tan poco tiempo”.