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¿Cuál es la mejor manera de firmar un documento?

Existen 3 tipos de firma que pueden ser utilizadas dependiendo de la ocasión: la firma autógrafa o rúbrica, la firma autógrafa digital y la firma electrónica avanzada. Aquí podrás conocer sus ventajas y limitantes.

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Como en Japón, China y la Unión Europea, en México también es posible firmar cualquier tipo de documento que no requiera fe pública mediante la firma electrónica (eFirma). Desde que se aprobó la Ley de Firma Electrónica avanzada en 2012, es posible firmar mediante eFirma contratos de confidencialidad, compraventa, de prestación de servicios, pagarés y contrataciones, sólo por nombrar algunos.

De acuerdo con Felipe Leñero, fundador y director general de la startup de firma electrónica, eFirma.com, este servicio cuenta con múltiples ventajas al agilizar trámites, brindar mejor seguridad y reducir los costos en materia de logística hasta en un 95%, pudiendo realizar todo el proceso de envío, recepción y firma de documentos en menos de un minuto y utilizando solo internet.

La firma electrónica permite, además, evitar fraudes por falsificación, revisar el estatus y condiciones legales de las personas físicas o morales involucradas en un contrato e, incluso, olvidarse de las largas filas en oficinas del gobierno, la burocracia y el “pase a la siguiente ventanilla”.

No es que la firma autógrafa ya no sea útil o válida. Sin embargo, gracias a la proliferación y avances de la tecnología, hoy es posible garantizar la autoría e integridad de un documento de una forma más sólida mediante la firma autógrafa digital y la firma electrónica avanzada.

Aunque la firma electrónica va ganando terreno, cada tipo de firma tiene sus propias características que la vuelven valiosa en diferentes situaciones:

  1. Firma autógrafa o rúbrica

Es el tipo de firma más popular y consiste en un grafo, nombre o iniciales plasmadas en algún objeto físico. Puede ir acompañada de rasgos únicos que ayudan a identificar al firmante y hacer más difícil su reproducción, como lo es un sello con la huella dactilar, el nombre completo adjunto, una fotografía del suceso o una copia de la identificación.

Esta firma puede ser utilizada en cualquier ocasión, aunque posteriormente tengan que ser digitalizados los documentos.

  1. Firma autógrafa digital

Esta firma es similar a la anterior, pero se plasma en medios digitales y no en objetos físicos. Se encuentra compuesta por una representación de vectores que generan una imagen con los puntos de presión por el cual se desplaza el ratón o dedo en dispositivos táctiles.

También va acompañada de otros rasgos que permiten vincular al firmante como lo es la dirección IP, características del dispositivo en donde fue firmado, posición geográfica donde se recabó la firma, correo electrónico con el cual se autenticó, factor de autenticación con número celular o identificación del firmante, entre otras; a todo este conjunto de datos se le llama evidencia electrónica.

Cuando se trata de practicidad, la firma autógrafa digital es la mejor opción si disponemos de dispositivos conectados a internet, de lo contrario, la firma autógrafa física será nuestra única alternativa.

  1. Firma electrónica avanzada

Este tipo de firma es bastante más compleja, ya que se encuentra compuesta por un mecanismo de generación de evidencias por medio de criptografía, en el cual intervienen distintas etapas:

  • Generación de los archivos necesarios: conocidos como .cer y .key, son emitidos por un proveedor autorizado mediante un proceso regularizado con el fin de obtener evidencias de la identidad de la persona. Estos archivos están protegidos con una contraseña, la cual debe permanecer en posesión única del propietario.
  • Firma de los mensajes electrónicos: en donde se genera un sello o cadena de firma electrónica, resultado de aplicar un algoritmo de cifrado que utiliza los archivos del firmante y el hash del documento o contenido a firmar.
  • Estampado de tiempo: se emite una constancia de que el documento fue firmado en una hora exacta, fijada por un proveedor que se encuentra enlazado a un reloj atómico. Utilizando esta información, se vuelve a aplicar un algoritmo de cifrado y se generan dos archivos, un .tsq (Petición de Sello de Tiempo) y un .tsr (Respuesta de Sello de Tiempo) que contienen la información de quien expidió el sello, el tiempo de firmado, precisión de la hora utilizada, algoritmo utilizado, información que se pidió estampar y el certificado público de la autoridad que expidió los sellos de tiempo.

La firma electrónica avanzada la puedes obtener sin ningún costo y está disponible para personas físicas y morales en el SAT.

Por cuestiones de seguridad, la firma electrónica avanzada es la mejor opción. En caso de no contar con ella, la firma autógrafa digital por medio del estampado de tiempo sería la mejor opción para asegurar la integridad y conservación del documento que fue firmado.

Las firmas mencionadas sirven como prueba del consentimiento expreso y, por lo tanto, son admisibles como evidencia en un juicio. Sin embargo, existen diferencias dentro del marco regulatorio para cada una de ellas.

Para evitar problemas de seguridad, es importante conocer las situaciones en las que es mejor utilizar cada tipo de firma.

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