Para emprendedores, creativos y profesionales del área de negocios, la creación de eventos puede resultar una estrategia indispensable si desean ver crecer a su marca, aunque también puede resultar una actividad compleja.
Sin importar si se trata de una importante junta en la que se cerrará un trato que definirá el rumbo de la compañía o bien, de una fiesta para conocer y atraer a nuevos clientes o socios, un evento crecerá tus oportunidades de darte a conocer.
IBTM Latin America preparó un estudio cuyos resultados preliminares mostraron que el desarrollo de la categoría MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) ha crecido exponencialmente a nivel mundial, mostrando un aumento de viajes internacionales con motivo de algún evento hacia Latinoamérica en un 56% de 2012 a 2016.
Herramientas para hacer un evento
Sin embargo, crear, gestionar y encargarse de las entradas puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza si no cuentas con las herramientas ideales para tu evento. Para apoyarte a que tu evento resulte exitoso, los especialistas en espacios para eventos de The Room se dieron a la tarea de recopilar estas seis herramientas que definitivamente necesitarás si deseas tener éxito:
- Para la coordinación: Google Calendar
Esta aplicación le servirá específicamente al organizador del evento, quien podrá coordinar cada etapa del mismo como las reuniones de planeación, los pendientes de la semana e, incluso, mandar recordatorios al resto de los organizadores. Con esta plataforma, disponible como app para IOS y Android, podrás añadir las reuniones, citas y/o tareas que consideres necesarias, y esta se encargará de sincronizarlas con la agenda de tu dispositivo móvil y enviar por correo los recordatorios pertinentes.
- Para la creación y gestión de tu evento: Boletia
Esta es una plataforma de fácil acceso que te permitirá crear, gestionar, reservar e incluso vender las entradas de tu evento si así lo requieres. También se encarga de informarte cuántas entradas se han vendido y cuánto espacio disponible queda.
Además, Boletia te ofrece múltiples métodos de pago -Oxxo, PayPal, tarjetas de débito y crédito o depósito bancario-, proceso de entrada mediante un lector de código de barras y un micrositio en el que podrás personalizar los tipos de boleto, formas de registro y actividades.
- Para hospedar tu evento: Un salón especializado en eventos
Probablemente uno de los factores más decisivos para el éxito de tu evento sea el salón. Debe estar bien ubicado, de preferencia en una zona cercana a la ubicación de tus asistentes o ubicado en alguna zona de negocios, por considerarse más neutral.
Es importante que el lugar cuente con los elementos necesarios para adaptarse a las necesidades de tu evento, como la tecnología necesaria, servicio versátil de catering, así como mobiliario y materiales fáciles de instalar.
- Para monitorear tus redes sociales: Hootsuite
Gratuita hasta para 3 cuentas de redes sociales, Hootsuite te permite llevar el control de las menciones que tendrá tu evento, marca o empresa, organizándolas en columnas que facilitan el monitoreo.
En la versión premium, ofrece la posibilidad de gestionar hasta 10 redes sociales, creando estadísticas en tiempo real que te dejarán ver si requieres de mayor difusión o si tu estrategia fue la más óptima.
Hootsuite también cuenta con una app móvil para que puedas realizar una cobertura en tiempo real de tus eventos, lo que te ayudará a tener un mayor engagement con los usuarios que no pudieron asistir.
- Para las interacciones con tu evento/marca/empresa: Sprout Social
Sprout Social, además de monitorear tus redes sociales, ofrece la posibilidad de reunir en una sola plataforma todas y cada una de las conversaciones e interacciones que ocurren alrededor de tu evento, empresa o marca. En ella puedes integrar Facebook, Instagram, Twitter, Google +, Linkedin, etc.
Esta aplicación es ideal para conocer qué interacciones han sido respondidas y cuáles no para poder gestionar tus respuestas.
- Para comunicarte con los asistentes y seguidores del evento/marca/empresa: Mailchimp
Mailchimp, gratuita hasta listas de 2000 suscriptores, no es solo una aplicación de envío y recepción de emails, sino que también te permite diseñar y gestionar campañas y listas, integrar tus redes sociales y analizar sus alcances. Te permitirá crear campañas con formularios personalizados e integraciones con la página de tu marca, con lo que podrás mandar invitaciones de manera masiva y llevar un cuidadoso seguimiento de quiénes las han recibido.
Por último, recuerda la importancia de tomar fotos en tu evento para difundirlas durante y después del mismo, esto puede ser la clave de una fiesta exitosa y, claro, no olvides tener una red Wi-Fi abierta para los asistentes, ¡la publicidad boca a boca es gratis!