Pensemos en una lista de documentos básicos que se pueden extraviar durante un suceso inesperado como los recientes sismos: identificaciones oficiales, contratos y títulos de propiedad, documentación financiera, laboral y de salud, por citar algunos ejemplos. Todos estos datos tienen un valor fundamental para recuperar algunos de los bienes materiales perdidos y poder reconstruir la vida.
En suma, se trata de bienes intangibles que nos permiten acreditar nuestra identidad, derechos y compromisos civiles, procedimientos comerciales, de negocios o legales, estatus jurídico y de salud, pertenencias y más, dentro de un universo reconocido como información sensible. Su resguardo y protección le compete a gobiernos, corporaciones privadas e individuos.
Durante los terremotos de 1985 los juzgados familiares de Pino Suárez se desplomaron junto con miles de expedientes resguardados por la institución judicial. La tarea para restituirlos implicó años de trabajo, y no existen informes sobre cuántos expedientes se perdieron, ni cuántos casos se quedaron en el limbo. Tres décadas después, esta información ha quedado a buen resguardo gracias a la tecnología.
Hoy la mayor parte de las instituciones públicas y privadas de primer nivel, han transformado el procesamiento de su información a través de medios digitales y cuentan con poderosos servidores que respaldan información propia y la de sus usuarios. Estos últimos por Ley, pueden solicitar la reposición de sus datos. No obstante, el tiempo para obtenerlos puede ser muy largo ya que tendrán que seguir distintos criterios de burocracia y pasar por diferentes filtros tanto en ventanillas virtuales, consultas telefónicas y presenciales para solicitarlos.
Aun cuando la tecnología ya existe y está disponible para garantizar la integridad de toda clase de información sensible, aún quedan rezagos a resolver en áreas legales y otros relacionados con los hábitos de los usuarios de los sistemas:
- Gestiones documentales híbridas. Corresponden a procesos que se pueden realizar a través de medios digitales pero que invariablemente su resultado será un instrumento físico: actas de nacimiento, tarjetas bancarias, tokens, licencias de manejo, pasaportes, etc.
- Certificados digitales. Aún existe documentación sujeta a su existencia física por falta de normatividades que den validez a certificados y/o firmas digitales. En este caso están los actos notariales, contratos comerciales, financieros y laborales, expedientes de salud, etc.
- Prácticas informáticas inapropiadas. Es común que los usuarios guarden sus claves de acceso a los sistemas en sus propios equipos, y lo mismo que respalden su información en equipos de cómputo locales. Estas son prácticas que tienen los mismos riesgos que el resguardo de información de forma física.
Tres recomendaciones para salvaguardar nuestra información
- La Nube. Adoptar un sitio para nuestra información en el ciberespacio. Las ventajas de tener un lugar en la nube son prácticamente innumerables. Esta plataforma corresponde a la revolución 4.0 de Internet y la forma más sencilla de transitar a ella es a través de los servicios que brindan las compañías de tecnología licenciataria, aunque también existen opciones sobre plataformas abiertas y gratuitas.
- Digitalizar nuestra documentación física. Aunque en este estatus no se logre su validez legal, nos permite tener testigos y evidencias de nuestra información sensible. Estos documentos archivados en la nube estarán disponibles en todo momento y en cualquier lugar.
- Recurrir a los sistemas de bóvedas digitales. Son sistemas blindados con las más altas calificaciones de seguridad informática. Se recomiendan para respaldar información financiera y cualquier otra que requiera de un tratamiento de extrema confidencialidad.