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Office 2016: Un paso más hacia la meta de vivir sin papel

La plataforma de software ConnectKey se trata de un ecosistema que permite a las organizaciones ser más productivas con sus datos y ofrece funcionalidades que integran soluciones móviles.

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Mi intención es compartir que estamos legítimamente cambiando la página en lo que respecta a la manera en que manejamos documentos e información. El avance que se ha logrado con los dispositivos Tablet al igual que con los servicios en nube, ha resultado en que prácticamente todas las personas – ya sea que trabajen en una oficina o no – se sienten cada vez más cómodas con el manejo de la información por la vía electrónica. Nos hemos abierto a la idea de que la información importante se debe guardar electrónicamente, sin necesidad de retener registros anticuados en papel, y eso no deja de ser una noción liberadora.

Office 2016: Un paso más hacia la meta de vivir sin papel

Reflexionemos sobre lo que fundamentalmente hacemos con documentos en papel. En general, se trata de papel con información (ya sea que venga de forma alfa, numérica o en ilustraciones) y se utiliza para guardar registro de la misma o para distribuirla a otros que tengan que ser partícipes de dicha información. Paso siguiente es generalmente aceptarla o modificarla, para luego almacenarla. ¿Ahora bien, con toda la tecnología que tenemos hoy en día, acaso no se nos ocurre algo mejor que imprimir en un medio desarrollado hace más de 2 mil años?

Microsoft Office 2016 cuenta con nuevas aplicaciones que estimulan al usuario a compartir y colaborar con documentos en línea. Por un lado, la aplicación Sway es para la creación de contenido ligero, y por otro, Delve es un agregador de información empresarial. Considero que ambas nos ayudarán a progresar en lo que respecta a colaborar e intercambiar datos virtualmente, en lugar de hacerlo físicamente con documentos de papel. Aunque no soy un experto en qué tan buenas, malas o indiferentes resulten estas aplicaciones, sí vale la pena resaltar la perspectiva y el esquema mental detrás de las mismas, que nos hará avanzar hacia la era sin papel.

Naturalmente que no se trata de algo que va a suceder de un día para otro, tendremos que pasar por una transición gradual en lo que incorporamos los datos y registros antiguos que tenemos en existencia. Aparte, las organizaciones de todas formas van a tener que ocuparse de aquellos documentos en papel que les sigan llegando provenientes de organizaciones menos ‘progresistas’. Muchas son las organizaciones que han migrado hacia los servicios de impresión administrada (en inglés, managed print service, MPS) mediante los cuales el papel y las impresiones se pueden asegurar, controlar y reducir, no obstante, el paso siguiente habría de ser cómo transformar estos datos duros en datos electrónicos inteligentes.

En los últimos seis años, Xerox ha sido elegido como líder en el mercado de MPS, no solamente debido a su capacidad para gestionar estos tipos de entornos de impresión, sino que además, por su visión de futuro en cuanto a ayudar a organizaciones a dar ese paso. Una de sus funcionalidades únicas es su plataforma de software ConnectKey en sus dispositivos multifuncionales. Se trata de un ecosistema que permite a las organizaciones ser más productivas con sus datos y ofrece funcionalidades que integran a calidad soluciones móviles, de escaneo y en nube en todos los dispositivos ConnectKey.

Naturalmente que Xerox y Microsoft no están solos en lo que respecta a ayudar a organizaciones a realizar esta transición, sin embargo son líderes en el ámbito y lo siguen siendo por sus ideas y su tecnología de avanzada. Considero que en años próximos nuestra dependencia en la información sobre papel se irá reduciendo sustancialmente a medida que la mayoría vaya acomodándose mejor y aceptando más estas nuevas tecnologías.

A continuación, te presentamos un video para conocer más acerca de las alternativas digitales de Xerox, otro paso en el camino hacia la productividad sin papel.

Por Carro Ford
Content Marketing, LEO

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